Volker Schäfer studierte von 1972 bis 1979 Medien-, Literatur- und Sozialwissenschaften in Marburg und Frankfurt. Danach war er zunächst als Übersetzer und Journalist tätig; ab 1982 arbeitete er als freier Filmschaffender. 1986 begann Schäfer als Szenenbildner und Ausstatter für Kino und Fernsehen zu arbeiten. Zu seinen Werken als Ausstatter gehören die Provinzjugend-Geschichte "Frankie, Jonny und die Anderen" (1993) und das in den 1930er Jahren spielende Liebesdrama "Ein Lied von Liebe und Tod – Gloomy Sunday" (1999). Für seine detailreiche und originelle Arbeit an dem modernen Märchen "Die fabelhafte Welt der Amélie" (FR/DE 2001) wurde er in den USA von der Art Directors Guild mit dem 'Excellence in Production Design Award' ausgezeichnet (gemeinsam mit Szenenbildnerin Aline Bonetto).

Als Szenenbildner zeichnete Volker Schäfer unter anderem bei der Historienkomödie "Tell" (2007), der zeitgenössischen Mutter-Tochter-Geschichte "Was ich von ihr weiß" und dem in Neu-Belgrad spielenden Sozialdrama "Liebe und andere Verbrechen" (2008) verantwortlich. Mit Margarethe von Trotta realisierte er drei Filme: Das aufwändige Geschichtsdrama "Vision - Aus dem Leben der Hildegard von Bingen" (2009), den in den 1960er Jahren spielenden "Hannah Arendt" (2012) und das zeitgenössische Familiendrama "Die abhandene Welt" (2015). Für István Szabó arbeitete er an dem kammerspielartigen Drama "Hinter der Tür" (HU/DE 2012), für Hans Steinbichler war er Szenenbildner bei der Filmbiografie "Landauer - Der Präsident" (2014) und der Verfilmung des "Tagebuch der Anne Frank" (2016). Für sein Szenenbild bei letzterem wurde Volker Schäfer 2016 für den Deutschen Filmpreis nominiert.